Як отримати сертифікат KSeF

Програма для виписування рахунків-фактур повинна мати дозвіл діяти від імені вашої компанії, перш ніж вона надсилатиме рахунки-фактури до KSeF для вас. Поточний спосіб дати цей дозвіл — сертифікат KSeF. Створіть сертифікат самостійно в офіційному застосунку KSeF. Потім завантажте його у свою програму для виписування рахунків-фактур.

Цей посібник описує кроки в загальних рисах. Офіційний застосунок час від часу змінюється. Екрани, назви меню та формулювання можуть відрізнятися від тексту цього посібника. Виконуйте те, що показує офіційний застосунок. Якщо щось виглядає інакше, перегляньте сторінки довідки на ksef.podatki.gov.pl.

Що ви створюєте

Сертифікат KSeF — це невеликий набір даних. Він доводить, що цій програмі дозволено діяти від імені цього платника податків. Наприкінці процедури ви маєте такі елементи:

сертифікат (відкрита частина);
приватний ключ, зазвичай у файлі;
пароль, який захищає ключ.

Файл ключа й пароль разом дозволяють людині надсилати рахунки-фактури від вашого імені. Захищайте їх так, як ви захищаєте ключі від свого банківського рахунку.

KSeF має більше ніж один вид сертифіката. Вам потрібен сертифікат автентифікації. З цим сертифікатом програма може входити в KSeF, надсилати й отримувати рахунки-фактури. Інший вид сертифіката призначений для офлайн-ситуацій. Якщо ви не впевнені, який є який, офіційний застосунок показує позначку на кожному.

Перш ніж почати

Підготуйте ці елементи:

Спосіб входу в офіційний застосунок платника податків KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF). Див. наступний розділ.
Ваш NIP (польський податковий номер).
Безпечне місце для зберігання файлів, наприклад менеджер паролів, який підтримує вкладення, або зашифрований диск.
Приблизно від 15 до 30 хвилин.

Якщо ви хочете спочатку протестувати, використайте тестове середовище KSeF. Воно має власний застосунок і власні сертифікати. Тестове й робоче середовища окремі. Сертифікат з одного не працює в іншому.

Крок 1: увійдіть в застосунок KSeF

Відкрийте офіційний застосунок платника податків KSeF зі сторінок KSeF на урядовому сайті. Перш ніж щось вводити, перевірте, що адреса належить уряду (домен gov.pl). Існують фішингові сайти, які копіюють урядові сторінки входу.

Виберіть спосіб автентифікації. Ось поширені варіанти:

Profil Zaufany (Довірений профіль) — безкоштовний польський урядовий вхід. Перегляньте урядовий сайт, щоб дізнатися, хто може його отримати та як уряд підтверджує особу.
Вхід через банк. Багато польських банків дозволяють входити в урядові сервіси через ваш інтернет-банкінг.
e-dowód — польське електронне посвідчення особи. Використовуйте його з пристроєм для читання карток або із застосунком для телефона.
Кваліфікований електронний підпис — платний підпис від сертифікованого постачальника. Деякі люди вже мають його для бізнесу.

Правильний спосіб залежить від ваших документів і вашого банку. Якщо ви не маєте жодного з них, спочатку оформіть один. Це може зайняти кілька днів. Бухгалтер може допомогти вам вибрати.

Крок 2: виберіть компанію

Застосунок може запитати, в якій якості або для якої компанії ви входите. Якщо так, виберіть свій власний бізнес. Його визначає NIP. Власник JDG зазвичай входить як власник своєї компанії.

Крок 3: знайдіть розділ сертифікатів

У застосунку знайдіть розділ для сертифікатів або для доступу та повноважень. Формулювання можуть змінюватися, але функція залишається тією самою. Там є місце, де можна створити новий сертифікат для автентифікації.

Якщо ви його не бачите, виконайте ці перевірки:

Переконайтеся, що ви увійшли як правильна особа для правильної компанії.
Переконайтеся, що ви в правильному середовищі (тестовому або робочому).

Крок 4: створіть сертифікат автентифікації

Почніть процес створення нового сертифіката. Застосунок запитує кілька даних. Він запитує назву сертифіката, щоб ви могли його пізніше впізнати. Він також запитує пароль для приватного ключа.

Дотримуйтесь цих порад:

Дайте сертифікату назву, яка містить програму й дату, наприклад «Fiskora 2026-11».
Виберіть довгий унікальний пароль. Його може створити менеджер паролів.
Не використовуйте повторно пароль від іншого сервісу.

Коли процес завершиться, застосунок дозволить завантажити результат. Завантажте його одразу та запам’ятайте, де ваш пристрій його зберігає. Залежно від застосунку, ви отримуєте сертифікат і ключ в одному файлі або в окремих файлах. Зберігайте всі файли, які дає застосунок.

Крок 5: безпечно збережіть файл і пароль

Цей крок важливіший за будь-який інший крок.

Зберігайте резервну копію файлу ключа в зашифрованому місці.
Зберігайте пароль окремо від файлу, бажано в менеджері паролів.
Не надсилайте файл електронною поштою собі чи іншим людям. Не залишайте його в спільній папці або в історії чату.
Видаліть копії в папці «Завантаження» після того, як збережете й завантажите файл.
Дізнайтеся дату закінчення строку дії сертифіката. Додайте нагадування в календар.

Якщо ви думаєте, що інші люди можуть бачити файл і пароль, відкличте сертифікат у застосунку KSeF. Потім створіть новий сертифікат. Застосунок може видати новий сертифікат у будь-який час.

Крок 6: завантажте його у свою програму для виписування рахунків-фактур

У Fiskora відкрийте Налаштування, потім KSeF. Додайте файл сертифіката та його пароль. Перед цим Fiskora вимагає ввімкнути двоетапну перевірку із застосунком-автентифікатором. Це не дозволяє людині, яка має лише викрадений пароль, підключити чи змінити ваш доступ до KSeF.

Fiskora зберігає завантажений сертифікат у зашифрованому вигляді. Fiskora використовує його лише для надсилання й отримання рахунків-фактур для вас. Покрокову процедуру дивіться на сторінці довідки про підключення сертифіката KSeF.

Що робити, якщо щось пішло не так

Вхід не вдається. Переконайтеся, що ви використовуєте правильний спосіб входу. Переконайтеся, що ваш Profil Zaufany або ваш банк працює. Спробуйте інший спосіб.
Ви не можете знайти розділ сертифікатів. Назва екрана може бути іншою. Шукайте «сертифікати», «доступ» або «повноваження».
Програма каже, що сертифікат недійсний. Переконайтеся, що ви створили сертифікат автентифікації. Переконайтеся, що пароль точний. Переконайтеся, що тестове й робоче середовища збігаються.
Строк дії сертифіката минув. Створіть новий сертифікат і завантажте його знову.

Про токени

Раніше доступ до KSeF часто використовував токени. KSeF планує прибрати токени в майбутньому. Fiskora не використовує токени для клієнтів. Налаштуйте метод із сертифікатом.

Наступні кроки

Коли сертифікат підключено, надішліть тестовий рахунок-фактуру зі свого облікового запису. Потім перевірте, що UPO повернулося. Після цього дайте бухгалтеру вхід лише для читання.

Якщо ви не впевнені, чого вимагає офіційний процес у вашій ситуації, запитайте бухгалтера або службу підтримки KSeF.