Polityka prywatności

Wersja robocza. Ten dokument jest projektem do weryfikacji przez prawnika i nie jest jeszcze obowiązującą polityką prywatności. Wersja polska jest wiążąca, angielska jest tłumaczeniem.

Do sprawdzenia przez prawnika: Wszystkie dane usługodawcy w nawiasach kwadratowych są do uzupełnienia. Cały dokument wymaga weryfikacji pod kątem RODO i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 1. Kto jest kim

Usługa Fiskora (strony fiskora.com i app.fiskora.com) to aplikacja do wystawiania, wysyłania do KSeF, odbierania i mailowania faktur VAT. Prowadzi ją [FIRMA], [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON] (dalej „Fiskora” lub „my”). Kontakt w sprawach danych osobowych: [EMAIL: support@fiskora.com].

W zależności od danych występujemy w dwóch rolach:

Administrator. Decydujemy, po co i jak przetwarzamy dane osób, które zakładają konto, odwiedzają stronę, piszą do wsparcia lub logują się jako księgowi. Opisujemy to w §§ 2 do 9.
Podmiot przetwarzający. Dane z faktur w koncie klienta (np. dane kontrahentów) są danymi klienta. To klient jest ich administratorem, a my przetwarzamy je tylko na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Opisujemy to w § 10.

Do sprawdzenia przez prawnika: Czy podział ról jest właściwy, w szczególności dla danych księgowego (konto księgowego jako dane administratora, dostęp do faktur klienta jako powierzenie)? Czy Fiskora jest współadministratorem czegokolwiek?

§ 2. Jakie dane i po co (jako administrator)

Cel	Dane	Podstawa prawna (RODO)	Okres
Założenie i prowadzenie konta, świadczenie usługi	adres e-mail, hash hasła, imię i nazwisko lub nazwa firmy, dane firmy (NIP), ustawienia, sekret 2FA (TOTP)	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa)	do usunięcia konta, patrz § 6
Obsługa subskrypcji	status i okres subskrypcji, identyfikator klienta w Stripe/Link; nie widzimy pełnych danych karty	art. 6 ust. 1 lit. b	czas umowy; dane księgowe do końca okresu wymaganego przepisami
Wsparcie i reklamacje	treść wiadomości do support@, adres nadawcy, dane z konta potrzebne do pomocy	art. 6 ust. 1 lit. b lub f (obsługa zapytań)	do 3 lat od zamknięcia sprawy
Konto księgowego (dostęp tylko do odczytu)	adres e-mail i imię księgowego, powiązanie z firmą klienta, logi logowania	art. 6 ust. 1 lit. f (nasz interes: świadczenie usługi klientowi, który księgowego zaprosił)	do cofnięcia dostępu lub usunięcia konta
Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom	adres IP, logi logowań i błędów, zdarzenia 2FA	art. 6 ust. 1 lit. f	do 90 dni, dłużej w razie incydentu
Powtórne darmowe faktury	powiązanie NIP z darmową fakturą	art. 6 ust. 1 lit. f (zapobieganie nadużyciom)	czas istnienia konta i do 12 miesięcy po jego usunięciu
Statystyki strony	zagregowane dane o wizytach, bez cookies i bez danych osobowych, patrz § 8	art. 6 ust. 1 lit. f	zagregowane
Obowiązki prawne, podatkowe i rachunkowe	dane na fakturach, które sami wystawiamy lub otrzymujemy	art. 6 ust. 1 lit. c	okres wymagany przepisami
Dochodzenie i obrona roszczeń	dane niezbędne w sporze	art. 6 ust. 1 lit. f	do przedawnienia roszczeń

Podanie danych do założenia konta jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy świadczyć usługi. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym przez profilowanie, wywołujących skutki prawne.

Nie wysyłamy newsletterów marketingowych. Wysyłamy wyłącznie wiadomości związane z usługą (weryfikacja konta, reset hasła, powiadomienia o płatnościach i o stanie konta, ostrzeżenia przed usunięciem nieaktywnego konta).

Do sprawdzenia przez prawnika: Wybór podstaw i okresów (zwłaszcza 3 lata dla wsparcia, 90 dni dla logów, 12 miesięcy po usunięciu dla ochrony przed nadużyciem darmowej faktury). Czy trzymanie powiązania NIP po usunięciu konta jest proporcjonalne?

§ 3. Płatności

Subskrypcję kupujesz od Link, LLC (USA, podmiot z grupy Stripe), która działa jako sprzedawca (merchant of record) w ramach Stripe Managed Payments. Link, LLC wystawia dokument sprzedaży, rozlicza podatki, zwroty i obsługuje płatności (karta, Apple Pay, Google Pay, Link). Dane płatnicze podajesz Link/Stripe, nie nam. Link/Stripe jest odrębnym administratorem tych danych i stosuje własną politykę prywatności. Od nich otrzymujemy tylko informacje potrzebne do włączenia lub wyłączenia płatnego planu.

Do sprawdzenia przez prawnika: Czy opis relacji z Link, LLC jest zgodny z warunkami Stripe Managed Payments (kto jest administratorem, jakie dane do nas trafiają)? Czy Fiskora ma własny obowiązek informacyjny wobec klientów w tym zakresie?

§ 4. Odbiorcy danych (podmioty przetwarzające)

Dane administratora powierzamy dostawcom, którzy działają na nasze polecenie:

Hetzner Online GmbH (Niemcy): hosting serwerów, UE.
Cloudflare, Inc. (USA): CDN i tunel, wysyłka wiadomości e-mail (konto i faktury), przekierowanie poczty support@.
Backblaze, Inc. (USA): zaszyfrowane kopie zapasowe, region UE [do potwierdzenia].
Zaszyfrowana kopia zapasowa jest też na serwerze prowadzonym przez usługodawcę w Polsce.
Better Stack: monitoring dostępności. Nie przekazujemy tam danych klientów.
Umami (analityka): oprogramowanie hostowane na własnym serwerze Fiskory, nie jest zewnętrznym odbiorcą.

Odrębnymi administratorami, a nie naszymi podmiotami przetwarzającymi, są: Link, LLC / Stripe (płatności) oraz Ministerstwo Finansów (KSeF). Wysyłamy faktury do KSeF na Twoje polecenie, a dane trafiają do Ministerstwa Finansów jako administratora KSeF.

Dane możemy też ujawnić kancelarii, doradcom i organom publicznym, gdy wymaga tego prawo lub potrzebujemy ich do obrony roszczeń.

Aktualna lista podmiotów przetwarzających dane z faktur klientów jest w załączniku IV do umowy powierzenia.

Do sprawdzenia przez prawnika: Czy Better Stack faktycznie nie otrzymuje danych osobowych (poza ewentualnie adresami e-mail do alertów dla usługodawcy)? Siedziba i podstawa transferu Better Stack do ustalenia. Czy Cloudflare Email Routing przetwarza treść korespondencji z klientami jako nasz procesor?

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

Główne serwery znajdują się w Niemczech. Korzystamy jednak z amerykańskich dostawców (Cloudflare, Backblaze, Stripe/Link). Dane do nich trafiają na jednej z podstaw:

decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla USA w ramach EU-US Data Privacy Framework, jeśli dostawca jest jego uczestnikiem, albo
standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej (decyzja 2021/914).

Możesz poprosić o kopię zabezpieczeń, pisząc na [EMAIL: support@fiskora.com].

Do sprawdzenia przez prawnika: Potwierdzić aktualny status DPF każdego dostawcy i dostępność SCC w ich DPA. Czy potrzebna jest ocena skutków transferu (TIA)? Czy Backblaze rzeczywiście trzyma dane w regionie UE?

§ 6. Jak długo przechowujemy dane

Konto aktywne i konto z wygasłą lub anulowaną subskrypcją: dane zostają, konto działa w trybie tylko do odczytu (podgląd, pobieranie, eksport), dopóki sam nie usuniesz konta.
Eksport: przed usunięciem oferujemy eksport ZIP (PDF, XML, CSV).
Usunięcie konta: usuwamy dane w ciągu 30 dni od żądania. Kopie zapasowe wygasają w ciągu kolejnych 30 dni.
Konta bez żadnej prawdziwej faktury (KSeF PROD), nieaktywne 12 miesięcy: wysyłamy dwa ostrzeżenia e-mail, potem usuwamy konto.
Dane księgowe naszej własnej sprzedaży: tak długo, jak wymagają przepisy podatkowe i rachunkowe.
Pozostałe okresy: w tabeli w § 2.

Ważne: Fiskora nie zastępuje archiwum faktur. Ciążą na Tobie własne ustawowe obowiązki przechowywania faktur. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, ale pamiętaj o własnej kopii.

Do sprawdzenia przez prawnika: Czy bezterminowe przechowywanie danych w koncie tylko do odczytu jest zgodne z zasadą ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO), skoro to dane klienta, a my jesteśmy procesorem? Czy potrzebne jest wcześniejsze przypomnienie o usunięciu?

§ 7. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 15 do 21 RODO). Pisz na [EMAIL: support@fiskora.com]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl. Jeśli mieszkasz w innym państwie UE, możesz złożyć skargę do organu w swoim kraju.

Jeśli Twoje dane są w fakturze któregoś z naszych klientów (jesteś jego kontrahentem), zwróć się do tego klienta, bo to on jest administratorem. Przekażemy mu Twoją prośbę, jeśli napiszesz do nas.

§ 8. Cookies i analityka

Strona fiskora.com nie ustawia żadnych plików cookies ani podobnych identyfikatorów w Twojej przeglądarce.
Aplikacja app.fiskora.com używa tylko jednego, ściśle niezbędnego pliku cookie sesji, który utrzymuje zalogowanie. Nie służy do śledzenia ani reklam. Nie wymaga zgody (art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego, wyjątek dla niezbędnych cookies).
Analityka: używamy Umami zainstalowanego na naszym własnym serwerze. Działa bez cookies, nie zapisuje niczego w Twoim urządzeniu, nie tworzy identyfikatorów użytkownika i nie gromadzi danych osobowych. Dane są zbiorcze (np. liczba odsłon strony).
Nie używamy reklam, pikseli śledzących ani zewnętrznych narzędzi analitycznych.

Dlatego nie pokazujemy banera cookies.

Do sprawdzenia przez prawnika: Czy Umami faktycznie nie przetwarza danych osobowych (np. skrócony IP, user agent)? Czy zewnętrzne zasoby (czcionki, skrypty) są ładowane? Czy stwierdzenie „bez zgody” jest zgodne z art. 173 Prawa telekomunikacyjnego? Weryfikacja techniczna przed publikacją.

§ 9. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in.: szyfrowanie połączeń (TLS), izolację danych firm na poziomie bazy danych (Postgres row-level security), szyfrowanie certyfikatów KSeF klientów kluczami przypisanymi do klienta, zabezpieczonymi kluczem głównym przechowywanym tylko na serwerze, obowiązkowe uwierzytelnianie dwuskładnikowe (TOTP) przed połączeniem z KSeF, szyfrowane kopie zapasowe oraz ciągłą archiwizację logów transakcji. Szczegóły dla danych z faktur są w załączniku III do umowy powierzenia.

§ 10. Dane z faktur w Twoim koncie (Fiskora jako podmiot przetwarzający)

Jeśli używasz Fiskory do wystawiania i odbierania faktur, w koncie znajdują się dane Twoich kontrahentów, pracowników i innych osób (imiona, adresy, NIP, e-maile, rachunki bankowe, treść faktur). Ty jesteś administratorem tych danych, a my podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy je wyłącznie po to, by świadczyć usługę (przechowywanie, wysyłka do KSeF, wysyłka e-mailem, eksport), i według zasad umowy powierzenia, którą zawierasz z nami elektronicznie, akceptując regulamin. Za zgodność z RODO wobec swoich kontrahentów (obowiązek informacyjny, podstawa prawna) odpowiadasz Ty.

§ 11. Zmiany

Możemy zmienić tę politykę. O istotnych zmianach poinformujemy e-mailem lub w aplikacji z wyprzedzeniem. Data ostatniej aktualizacji jest na początku dokumentu.

Fragmenty zaadaptowano z otwartych polityk Basecamp, licencja CC BY 4.0 (github.com/basecamp/policies).