KSeF w skrócie
Czym jest KSeF i co zmienia dla Ciebie?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowy system dla faktur VAT. Faktura to już nie PDF wysyłany mailem, tylko ustrukturyzowany plik, który przechodzi przez Ministerstwo Finansów.
W jednym akapicie
Faktura w KSeF to plik XML w urzędowym formacie FA(3). Ty (albo Twój program) wysyłasz go do KSeF, system go sprawdza, nadaje numer KSeF i zwraca urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Dopiero wtedy faktura istnieje prawnie. Klient pobiera ją również z KSeF, więc PDF wysłany mailem jest tylko wygodną kopią.
Najważniejsze terminy
- 1.02.2026
Duże firmy
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. wystawiają w KSeF. Wszyscy muszą móc odbierać faktury z KSeF.
- 1.04.2026
Pozostali
Wszystkie pozostałe firmy, także JDG i podatnicy zwolnieni z VAT, wystawiają faktury w KSeF.
- 31.12.2026
Koniec ulgi dla najmniejszych
Sprzedawcy, których faktury nie przekraczają 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać poza KSeF do końca 2026 r.
- 1.01.2027
Początek kar
Od 2027 r. za niekorzystanie z KSeF mogą grozić kary.
Terminy według komunikatów Ministerstwa Finansów. Swoją sytuację sprawdź na ksef.podatki.gov.pl albo u księgowej.
Co zmienia się dla JDG
Potrzebujesz dostępu do KSeF
Darmowa aplikacja Ministerstwa albo program taki jak Fiskora, połączony z Twoim KSeF certyfikatem.
Faktur nie da się usunąć
Gdy KSeF przyjmie fakturę, błędy poprawia się korektą. Sprawdzenie przed wysyłką jest ważniejsze niż kiedykolwiek.
Klienci z zagranicy: niewiele się zmienia
Faktury dla zagranicznych klientów też trafiają do KSeF. Klient nie zaloguje się do KSeF, więc nadal wysyłasz mu PDF z kodem QR prowadzącym do kopii w KSeF.
Koszty też są w KSeF
Faktury wystawione dla Ciebie przez polskie firmy pojawiają się w KSeF. Księgowa potrzebuje ich do rozliczeń.
Gdzie tu jest Fiskora
Łączysz Fiskorę z KSeF raz, certyfikatem utworzonym w aplikacji KSeF Ministerstwa.
Wypełniasz fakturę po polsku albo po angielsku. Fiskora tworzy plik FA(3) i sprawdza go z urzędowym schematem.
Sprawdzasz PDF na stronie podglądu i wysyłasz. Fiskora pobiera numer KSeF i UPO, ponawiając próbę, gdy KSeF jest zajęty.
PDF z kodem QR KSeF trafia do klienta e-mailem, w wybranym języku.
Faktury wystawione dla Ciebie Fiskora pobiera z KSeF sama, a księgowa widzi wszystko.