Fakturowanie klientów zagranicznych z Polski

Wiele osób prowadzących JDG w Polsce pracuje dla klientów z zagranicy: programista z klientem w Niemczech, projektantka ze studiem w Wielkiej Brytanii, konsultant z firmą w USA. Ten poradnik omawia główne pytania, które pojawiają się przy fakturowaniu takich klientów z Polski.

Najpierw ostrzeżenie. Sposób potraktowania faktury dla klienta zagranicznego w VAT i podatku dochodowym zależy od przypadku: kraju klienta, tego, czy klient jest firmą, rodzaju usługi lub towaru oraz Twojego statusu VAT. Poradnik wyjaśnia pojęcia i typowe kroki. To nie jest doradztwo podatkowe. W swojej sytuacji zapytaj księgowego.

W jakiej walucie fakturować

Możesz wystawić fakturę w obcej walucie, np. EUR, USD lub GBP, jeśli uzgodnisz to z klientem. Wielu klientów zagranicznych woli własną walutę, a dla nich cena pozostaje stabilna.

Księgowość w Polsce nadal prowadzi się w złotych. Do celów podatkowych kwoty w obcej walucie przelicza się więc na PLN po kursie. Faktura może też pokazywać kwoty w PLN tam, gdzie stosuje się VAT.

Kurs NBP

W wielu przypadkach do przeliczenia stosuje się średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski, z tabeli A, z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego określoną datę. W przypadku sprzedaży jest to zwykle data sprzedaży (data transakcji lub faktury, zależnie od stosowanej reguły).

Fiskora stosuje kurs średni NBP z tabeli A z ostatniego dnia roboczego przed datą sprzedaży. Szczegóły:

“Ostatni dzień roboczy przed” oznacza dzień roboczy poprzedzający datę, z pominięciem weekendów i dni ustawowo wolnych.
Kurs i jego data powinny być widoczne na fakturze, by każdy sprawdzający dokument mógł prześledzić Twoje liczby.

Zasady mogą się różnić w zależności od sytuacji, np. gdy wybrano inną metodę przeliczania albo księgowy pracuje na innych datach. Zapytaj księgowego, czego oczekuje.

Odwrotne obciążenie

Gdy sprzedajesz usługi firmie z innego kraju UE, zwykle nie naliczasz polskiego VAT. VAT rozlicza nabywca w swoim kraju. Nazywa się to odwrotnym obciążeniem (po angielsku “reverse charge”).

Warto wiedzieć:

Na fakturze zwykle znajduje się adnotacja, że stosuje się odwrotne obciążenie. Po polsku “odwrotne obciążenie”, po angielsku “Reverse charge”.
Faktura zwykle nie pokazuje kwoty polskiego VAT i zawiera numer VAT UE klienta.
Różne dostawy mogą wymagać innego brzmienia lub innej podstawy prawnej, np. usługi dla klientów spoza UE. Niektóre sprzedaże w ogóle nie podlegają polskiemu VAT, a towary podlegają innym zasadom.

Fiskora obsługuje odwrotne obciążenie i usługi dla klientów zagranicznych na fakturach. Które sformułowanie i które traktowanie VAT dotyczy Twojej sprzedaży, ustalasz z księgowym. Nie kopiuj treści z innej faktury bez sprawdzenia, czy pasuje.

Sprawdzenie klienta w VIES

VIES to unijny system sprawdzania ważności numerów VAT. Przy sprzedaży do firm w UE zwykle sprawdza się numer VAT nabywcy przed wystawieniem faktury, bo całe traktowanie często zależy od tego, czy klient jest firmą z ważnym numerem.

Fiskora ma wyszukiwarkę VIES. Wpisujesz numer VAT UE klienta, a ona go sprawdza. Zachowaj dowód sprawdzenia, np. zrzut ekranu lub zapisane potwierdzenie, na wypadek pytania księgowego.

Sprawdzenie w VIES mówi tylko, czy numer jest ważny w danej chwili. Nie mówi, jakie traktowanie VAT jest prawidłowe.

Biała lista VAT MF

Dla polskich klientów i dostawców Ministerstwo Finansów publikuje białą listę podatników VAT z ich rachunkami bankowymi. Fiskora ma jej wyszukiwarkę. Jest przydatniejsza dla polskich kontrahentów niż zagranicznych, ale warto ją mieć, jeśli masz też klientów w Polsce.

Faktura dwujęzyczna

Klient za granicą może nie czytać po polsku, a Twój księgowy i urząd skarbowy czytają po polsku. Faktura dwujęzyczna rozwiązuje oba problemy. Fiskora generuje PDF po polsku i angielsku. Etykiety, takie jak sprzedawca, nabywca, ilość i razem, występują w obu językach, więc klient rozumie fakturę, a strona polska może ją przeczytać.

To nie zmienia języka faktury ustrukturyzowanej w KSeF, która ma standardowy format. PDF jest czytelną wersją, którą wysyłasz e-mailem.

KSeF a klienci zagraniczni

KSeF to system polski. Faktury dla polskich nabywców przechodzą przez niego. Zagraniczny nabywca zwykle nie ma dostępu, więc wysyłasz mu PDF e-mailem. To, czy konkretna faktura dla klienta zagranicznego musi przejść przez KSeF, jak jest oznaczana i co zapisujesz, zależy od przypadku. Zapytaj księgowego, zwłaszcza przy pierwszych fakturach.

Dane do płatności

Na fakturze umieść jasne dane do płatności:

kwotę i walutę;
swój numer IBAN oraz SWIFT/BIC, jeśli klient płaci przelewem;
termin płatności.

Banki w kraju klienta mogą potrzebować kilku dni. Pomyśl o opłatach po obu stronach i ustal, kto je pokrywa.

Krok po kroku w praktyce

Sprawdź, czy klient jest firmą, a dla klientów z UE sprawdź numer VAT w VIES.
Wybierz walutę faktury.
Wpisz datę sprzedaży. Kurs pochodzi z ostatniego dnia roboczego przed nią.
Wybierz traktowanie VAT, które wskazał Ci księgowy, w tym adnotację o odwrotnym obciążeniu, jeśli dotyczy.
Wystaw fakturę, wyślij ją do KSeF, jeśli trzeba, i wyślij klientowi dwujęzyczny PDF e-mailem.
Zachowaj UPO i zapis ze sprawdzenia w VIES razem z fakturą.

Błędy, których warto unikać

Użycie złej daty dla kursu NBP.
Odwrotne obciążenie dla klienta, który nie jest firmą lub ma nieważny numer VAT.
Kopiowanie sformułowań z szablonu bez sprawdzenia, czy pasują do sprzedaży.
Zapominanie, że przy korektach także obowiązuje logika waluty i kursu.

Zapytaj księgowego

Zadaj te pytania przed pierwszą fakturą zagraniczną:

Jakie traktowanie VAT dotyczy tego klienta i tej usługi?
Jakie sformułowanie i jaka podstawa prawna mają znaleźć się na fakturze?
Jakiego kursu i jakiej daty używam w ewidencji podatkowej?
Czy muszę składać dodatkowe zestawienia dla sprzedaży do UE?

Gdy znasz odpowiedzi, możesz ustalić to samo podejście dla stałych klientów i przestać o tym myśleć.