Счета-фактуры для иностранных клиентов из Польши

Многие люди, которые ведут JDG в Польше, работают для клиентов за границей. Примеры: разработчик по договору с клиентом в Германии, дизайнер со студией в Великобритании и консультант с компанией в США. Это руководство отвечает на главные вопросы о счетах-фактурах для таких клиентов из Польши.

Сначала прочитайте это предупреждение. Порядок НДС и подоходного налога для счёта-фактуры иностранному клиенту зависит от случая. Порядок определяют эти факторы:

страна клиента;
является ли клиент предприятием;
вид услуги или товара;
ваш собственный статус по НДС.

Это руководство объясняет термины и обычные шаги. Оно не является налоговой консультацией. Спросите бухгалтера о вашей ситуации.

В какой валюте выставлять счёт-фактуру

Вы и ваш клиент можете договориться использовать иностранную валюту, например EUR, USD или GBP. Многие иностранные клиенты предпочитают свою валюту. Это также сохраняет вашу цену стабильной для них.

Польский бухгалтерский учёт использует злотый. Для налоговых целей вы пересчитываете иностранные суммы в PLN по курсу. Счёт-фактура также может показывать суммы в PLN там, где применяется НДС.

Курс NBP

Во многих случаях для пересчёта используют средний курс из таблицы A Национального банка Польши (NBP). Используйте курс последнего рабочего дня перед определённой датой. Для продажи эта дата, как правило, — дата продажи. Это дата сделки или дата счёта-фактуры, в зависимости от применимого правила.

Fiskora применяет курс NBP из таблицы A за последний рабочий день перед датой продажи. Вот подробности:

«Последний рабочий день перед» означает рабочий день перед датой. Он не включает выходные и государственные праздники.
Покажите курс и его дату в счёте-фактуре. Тогда человек, который проверяет документ, сможет проследить ваши числа.

В некоторых ситуациях правила могут быть другими. Например, вы можете выбрать другой метод пересчёта, или ваш бухгалтер может использовать другие даты. Спросите бухгалтера, какой метод он ожидает.

Обратное начисление и «odwrotne obciążenie»

Вы можете продавать услуги предприятию в другой стране ЕС. В обычном случае вы не начисляете польский НДС. Покупатель учитывает НДС в своей стране. Это обратное начисление. По-польски формулировка в счёте-фактуре обычно odwrotne obciążenie. По-английски формулировка — «Reverse charge».

Обратите внимание на эти пункты:

В счёте-фактуре обычно есть пометка, что применяется обратное начисление. По-польски пометка — odwrotne obciążenie. По-английски пометка — «Reverse charge».
В счёте-фактуре обычно нет суммы польского НДС. В нём указан номер плательщика НДС ЕС клиента.
Для других поставок формулировка или правовое основание могут быть другими, например для услуг клиентам вне ЕС. Некоторые продажи полностью вне сферы действия польского НДС. Для некоторых товаров действуют другие правила.

Fiskora поддерживает обратное начисление и услуги для иностранных клиентов в счетах-фактурах. Вы и ваш бухгалтер решаете, какая формулировка и какой порядок НДС применимы к вашей продаже. Не копируйте формулировку из другого счёта-фактуры, пока не проверите, что она правильна для вашей продажи.

Проверка клиента в VIES

VIES — это система ЕС, которая проверяет, действителен ли номер плательщика НДС. Для продаж предприятиям ЕС проверьте номер плательщика НДС покупателя до выставления счёта-фактуры. Порядок НДС часто зависит от того, что клиент является предприятием с действительным номером.

В Fiskora есть проверка в VIES. Введите номер плательщика НДС ЕС клиента. Затем Fiskora проверяет номер. Сохраните запись о проверке, например снимок экрана или сохранённое подтверждение. Ваш бухгалтер может попросить её.

Проверка в VIES показывает только, действителен ли номер в данный момент. Она не показывает правильный порядок НДС.

Белый список плательщиков НДС Министерства финансов

Министерство финансов публикует белый список плательщиков НДС (biała lista). В нём указаны зарегистрированные налогоплательщики и их банковские счета. Этот список предназначен для польских клиентов и поставщиков. В Fiskora есть проверка по нему. Она важнее для польских контрагентов, чем для иностранных. Она также полезна, если у вас есть польские клиенты.

Двуязычный счёт-фактура

Ваш клиент за границей может не читать по-польски. Ваш бухгалтер и налоговая служба читают по-польски. Двуязычный счёт-фактура решает обе проблемы. Fiskora создаёт PDF на польском и английском языках. Подписи, такие как продавец, покупатель, количество и итого, даны на обоих языках. Клиент понимает счёт-фактуру, а польская сторона может её прочитать.

Двуязычный PDF не меняет язык структурированного счёта-фактуры в KSeF. Структурированный счёт-фактура использует стандартный формат. PDF — это читаемая версия, которую вы отправляете по электронной почте.

KSeF и иностранные клиенты

KSeF — польская система. Счета-фактуры польским покупателям проходят через неё. У иностранного покупателя обычно нет доступа к KSeF. Отправьте этому покупателю PDF по электронной почте. От случая зависят эти пункты:

должен ли конкретный счёт-фактура иностранному клиенту проходить через KSeF;
как счёт-фактура маркируется;
что вы записываете.

Спросите бухгалтера, особенно о первых нескольких счетах-фактурах.

Платёжные реквизиты

Укажите в счёте-фактуре чёткие платёжные реквизиты:

сумму и валюту;
ваши IBAN и SWIFT/BIC, если клиент платит банковским переводом;
срок оплаты или дату платежа.

Банкам в стране клиента могут понадобиться несколько дней. Учтите комиссии с обеих сторон. Иногда иностранный клиент платит переводом из банка, где комиссии идут на одну сторону. Договоритесь, кто платит комиссии.

Пошагово на практике

Проверьте, является ли клиент предприятием. Для клиентов из ЕС проверьте номер плательщика НДС в VIES.
Выберите валюту счёта-фактуры.
Введите дату продажи. Курс берётся за последний рабочий день перед этой датой.
Выберите порядок НДС, который назвал ваш бухгалтер. Добавьте пометку об обратном начислении там, где она применяется.
Выставьте счёт-фактуру. Отправьте его в KSeF, если это требуется. Отправьте двуязычный PDF клиенту по электронной почте.
Храните UPO и запись о проверке в VIES вместе со счётом-фактурой.

Ошибки, которых нужно избегать

Не используйте неправильную дату для курса NBP.
Не используйте обратное начисление для клиента, который не является предприятием или имеет недействительный номер плательщика НДС.
Не копируйте формулировку из шаблона, пока не проверите, что она правильна для вашей продажи.
Не забывайте, что процесс корректировки тоже использует логику валюты и курса.

Спросите бухгалтера

Особое внимание уделите этим вопросам. Задайте их до вашего первого иностранного счёта-фактуры:

Какой порядок НДС применяется к этому клиенту и этой услуге?
Какая формулировка и какое правовое основание должны быть в счёте-фактуре?
Какой курс и какую дату использовать для моего налогового учёта?
Нужно ли подавать дополнительные отчёты о продажах в ЕС?

Когда у вас есть ответы, используйте один и тот же метод для каждого постоянного клиента. Тогда вам не нужно думать об этом снова.