Виставлення рахунків-фактур іноземним клієнтам з Польщі

Багато людей, які ведуть JDG у Польщі, працюють для клієнтів за кордоном. Приклади: підрядник-програміст із клієнтом у Німеччині, дизайнер зі студією у Великій Британії, консультант із компанією в США. Цей посібник відповідає на головні питання про рахунки-фактури для таких клієнтів з Польщі.

Спочатку прочитайте це попередження. Оподаткування ПДВ і податком на дохід для рахунку-фактури іноземному клієнту залежить від випадку. Це визначають такі чинники:

країна клієнта;
чи клієнт є підприємством;
вид послуги або товару;
ваш власний статус платника ПДВ.

Цей посібник пояснює терміни та звичайні кроки. Це не податкова порада. Запитайте свого бухгалтера про вашу ситуацію.

У якій валюті виставляти рахунок-фактуру

Ви й ваш клієнт можете домовитися про іноземну валюту, наприклад EUR, USD або GBP. Багато іноземних клієнтів воліють свою валюту. Тоді ваша ціна для них також залишається стабільною.

Польський облік використовує злотий. Для податкових цілей ви переводите іноземні суми в PLN за обмінним курсом. Рахунок-фактура також може показувати суми в PLN, де застосовується ПДВ.

Курс NBP

У багатьох випадках для переведення використовують середній курс з таблиці A Національного банку Польщі (NBP). Використайте курс за останній робочий день перед певною датою. Для продажу ця дата зазвичай є датою продажу. Це дата операції або дата рахунку-фактури, залежно від правила, яке застосовується.

Fiskora застосовує курс NBP з таблиці A за останній робочий день перед датою продажу. Ось деталі:

«Останній робочий день перед» означає робочий день перед датою. Він не включає вихідні та державні свята.
Покажіть курс і його дату в рахунку-фактурі. Тоді особа, яка перевіряє документ, зможе простежити ваші розрахунки.

У деяких ситуаціях правила можуть бути іншими. Наприклад, ви можете вибрати інший метод переведення, або ваш бухгалтер може використати інші дати. Запитайте бухгалтера, який метод він очікує.

Зворотне нарахування та «odwrotne obciążenie»

Ви можете продавати послуги підприємству в іншій країні ЄС. У звичайному випадку ви не нараховуєте польський ПДВ. Покупець нараховує ПДВ у своїй країні. Це зворотне нарахування. Польською формулювання в рахунку-фактурі, як правило, таке: odwrotne obciążenie. Англійською формулювання таке: «Reverse charge».

Зверніть увагу на ці пункти:

Рахунок-фактура зазвичай має примітку, що застосовується зворотне нарахування. Польською примітка така: odwrotne obciążenie. Англійською примітка така: «Reverse charge».
Рахунок-фактура зазвичай не показує суми польського ПДВ. Він показує номер платника ПДВ ЄС клієнта.
Інші поставки можуть мати інше формулювання або іншу правову підставу, наприклад послуги клієнтам не з ЄС. Деякі продажі взагалі не підпадають під польський ПДВ. Деякі товари підпадають під інші правила.

Fiskora підтримує зворотне нарахування та послуги іноземним клієнтам у рахунках-фактурах. Ви й ваш бухгалтер вирішуєте, яке формулювання та яке оподаткування ПДВ застосовуються до вашого продажу. Не копіюйте формулювання з іншого рахунку-фактури, доки не перевірите, що воно правильне для вашого продажу.

Перевірка клієнта у VIES

VIES — це система ЄС, яка перевіряє, чи номер платника ПДВ дійсний. Для продажів підприємствам ЄС перевірте номер платника ПДВ покупця перед виписуванням рахунку-фактури. Оподаткування ПДВ часто залежить від того, чи клієнт є підприємством із дійсним номером.

Fiskora має пошук у VIES. Введіть номер платника ПДВ ЄС клієнта. Тоді Fiskora перевіряє номер. Збережіть запис про перевірку, наприклад знімок екрана або збережене підтвердження. Бухгалтер може його попросити.

Перевірка у VIES показує лише, чи номер дійсний у цей момент. Вона не показує правильного оподаткування ПДВ.

Білий список MF VAT

Міністерство фінансів публікує білий список платників ПДВ (biała lista). Він містить зареєстрованих платників податків і їхні банківські рахунки. Цей список призначений для польських клієнтів і постачальників. Fiskora має пошук по ньому. Він більш доречний для польських контрагентів, ніж для іноземних. Він також корисний, якщо у вас є польські клієнти.

Двомовний рахунок-фактура

Ваш клієнт за кордоном може не читати польською. Ваш бухгалтер і податкова служба читають польською. Двомовний рахунок-фактура розв’язує обидві проблеми. Fiskora створює PDF польською та англійською. Підписи, як-от продавець, покупець, кількість і разом, подано обома мовами. Клієнт розуміє рахунок-фактуру, а польська сторона може його прочитати.

Двомовний PDF не змінює мову структурованого рахунку-фактури в KSeF. Структурований рахунок-фактура використовує стандартний формат. PDF — це читабельна версія, яку ви надсилаєте електронною поштою.

KSeF та іноземні клієнти

KSeF — це польська система. Рахунки-фактури польським покупцям проходять через неї. Іноземний покупець зазвичай не має доступу до KSeF. Надішліть такому покупцеві PDF електронною поштою. Ці пункти залежать від випадку:

чи має конкретний рахунок-фактура іноземному клієнту проходити через KSeF;
як рахунок-фактуру позначають;
що ви записуєте.

Запитайте бухгалтера, особливо щодо перших кількох рахунків-фактур.

Платіжні реквізити

Вкажіть у рахунку-фактурі чіткі платіжні реквізити:

суму та валюту;
ваш IBAN і SWIFT/BIC, якщо клієнт платить банківським переказом;
строк оплати або дату платежу.

Банки в країні клієнта можуть витратити кілька днів. Врахуйте комісії з обох боків. Іноземний клієнт іноді платить переказом із банку, де комісії несе одна сторона. Домовтеся, хто платить комісії.

Крок за кроком на практиці

Перевірте, чи клієнт є підприємством. Для клієнтів з ЄС перевірте номер платника ПДВ у VIES.
Виберіть валюту рахунку-фактури.
Введіть дату продажу. Курс береться за останній робочий день перед цією датою.
Виберіть оподаткування ПДВ, яке вам радить бухгалтер. Додайте примітку про зворотне нарахування, де вона потрібна.
Випишіть рахунок-фактуру. Надішліть його до KSeF, якщо це потрібно. Надішліть двомовний PDF клієнтові електронною поштою.
Зберігайте UPO і запис про перевірку у VIES разом із рахунком-фактурою.

Помилки, яких слід уникати

Не використовуйте неправильну дату для курсу NBP.
Не використовуйте зворотне нарахування для клієнта, який не є підприємством або має недійсний номер платника ПДВ.
Не копіюйте формулювання із шаблону, доки не перевірите, що воно правильне для вашого продажу.
Не забувайте, що процес коригування також використовує логіку валюти та курсу.

Запитайте свого бухгалтера

Приділіть особливу увагу цим питанням. Поставте їх перед першим іноземним рахунком-фактурою:

Яке оподаткування ПДВ застосовується до цього клієнта та цієї послуги?
Яке формулювання та яка правова підстава мають бути в рахунку-фактурі?
Який обмінний курс і яку дату я використовую для податкових записів?
Чи потрібно мені подавати додаткові звіти за продажі в ЄС?

Коли ви отримаєте відповіді, використовуйте той самий метод для кожного постійного клієнта. Тоді вам не потрібно думати про це знову.