Terminy KSeF 2026-2027 i co oznaczają dla JDG

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadzano etapami. Jeśli prowadzisz JDG, ważnych jest kilka dat. Ten poradnik porządkuje je i wyjaśnia, co każda z nich oznacza w praktyce.

To informacja ogólna, nie doradztwo podatkowe. Zawsze potwierdź z księgowym, który przepis dotyczy Ciebie, i sprawdź oficjalne strony ksef.podatki.gov.pl oraz podatki.gov.pl, bo przepisy i ich opisy mogą się zmienić.

W skrócie

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy odbierają faktury przez KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe wystawianie w KSeF dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowe wystawianie w KSeF dla pozostałych.
Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, których faktury w miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto, mogą wystawiać je poza KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r. obowiązują kary za naruszenie zasad KSeF.

Mamy początek listopada 2026 r., więc dla większości właścicieli JDG pytanie brzmi: co muszę mieć gotowe przed 1 stycznia 2027 r.?

1 lutego 2026: odbieranie

Od tej daty faktury wystawione w KSeF trafiają do nabywcy przez KSeF. Odbiór działa dla wszystkich podatników, niezależnie od wielkości firmy.

Co to znaczy dla Ciebie: jeśli dostawca wystawi Ci fakturę w KSeF, prawnie liczy się ta w KSeF. Załącznik w e-mailu jest tylko uprzejmością. Powinieneś regularnie sprawdzać KSeF albo używać programu, który pobiera faktury zakupu za Ciebie. Twój księgowy też będzie chciał mieć do nich dostęp.

1 lutego 2026: największe firmy

Pierwszą grupą wystawiającą faktury w KSeF były firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. JDG raczej nie należy do tej grupy, ale to ważne, bo wielu Twoich klientów może, i od tej daty wysyłają Ci faktury przez KSeF.

1 kwietnia 2026: wszyscy pozostali

Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla pozostałych podatników, czyli dla niemal każdej JDG wystawiającej faktury innym firmom.

To data, od której system przeszedł z dużych firm na małe. Jeśli fakturujesz polską firmę, ta firma oczekuje faktury w KSeF.

Okres przejściowy: 10 000 zł miesięcznie

Mniejsi przedsiębiorcy dostali więcej czasu. Podatnik, którego faktury w miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto, może wystawiać je poza KSeF do 31 grudnia 2026 r.

Na co uważać:

Limit dotyczy łącznej wartości faktur wystawionych w miesiącu, w kwocie brutto (z VAT).
To okres przejściowy, nie stałe zwolnienie. Kończy się 31 grudnia 2026 r.
Sposób liczenia sumy i to, co dzieje się w miesiącu przekroczenia limitu, określają oficjalne przepisy. Przeczytaj oficjalną stronę lub zapytaj księgowego. Nie zgaduj.
Jeśli jesteś wyraźnie poniżej limitu, możesz chcieć poczekać. Zastanów się, czy warto. I tak będziesz musiał skonfigurować dostęp, a łatwiej zrobić to w spokojnym miesiącu niż w pośpiechu.

1 stycznia 2027: kary

Kary za naruszenie zasad KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu system działa w łagodniejszym okresie. Potem wystawianie faktur nieprawidłowo lub poza KSeF, gdy należało użyć KSeF, może skutkować karami finansowymi.

Dokładne zasady i kwoty kar są w ustawie, a to, co dotyczy Ciebie, zależy od sytuacji. Zapytaj księgowego. Praktyczny wniosek jest taki, że 2027 to rok, w którym proces ma już działać.

Tryby offline

KSeF ma tryby offline na sytuacje, gdy nie możesz połączyć się z systemem lub gdy sam system jest niedostępny. W trybie offline przygotowujesz fakturę, przekazujesz klientowi wersję z kodem do weryfikacji, a fakturę przesyłasz do KSeF później.

Te tryby to siatka bezpieczeństwa, a nie normalny sposób pracy. Zasady każdego z nich (w tym termin przesłania) są w oficjalnej dokumentacji. Fiskora nie wymienia wystawiania offline wśród swoich funkcji, więc sprawdź nasze strony pomocy, zanim na tym polegasz.

Co to znaczy dla JDG, miesiąc po miesiącu

Teraz do grudnia 2026. Jeśli mieścisz się w limicie 10 000 zł miesięcznie, możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Jeśli go przekraczasz, powinieneś już wystawiać w KSeF. W obu przypadkach wykorzystaj ten czas na przygotowania:

Utwórz certyfikat KSeF (zobacz poradnik o certyfikacie KSeF).
Połącz program do fakturowania.
Najpierw przetestuj w środowisku testowym KSeF.
Ustal z księgowym, jak zobaczy Twoje faktury.

1 stycznia 2027. Obowiązują kary. Do tego czasu proces powinien być rutyną: wystaw, wyślij do KSeF, zachowaj UPO, wyślij PDF e-mailem.

Klienci zagraniczni a terminy

Wielu klientów zagranicznych nie ma dostępu do KSeF i nie odbierze tam faktur. Powyższe terminy dotyczą polskich zasad fakturowania. Sposób obsługi konkretnej faktury dla klienta z zagranicy zależy od przypadku, więc zapytaj księgowego. Zobacz poradnik o fakturowaniu klientów zagranicznych.

Najczęstsze błędy

Myślenie, że PDF w e-mailu wystarczy. Gdy musisz używać KSeF, prawdziwa jest faktura w KSeF.
Zapominanie o fakturach zakupu. Odbiór przez KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r.
Założenie, że reguła 10 000 zł trwa wiecznie. Kończy się 31 grudnia 2026 r.
Zostawienie certyfikatu na ostatni tydzień. Logowanie, generowanie certyfikatu i testy zajmują czas, zwłaszcza gdy najpierw trzeba załatwić logowanie elektroniczne.

Pytania do księgowego

Przed końcem roku warto zadać mu kilka konkretnych pytań:

Czy w ostatnich miesiącach przekraczałem limit 10 000 zł brutto i od kiedy mam wystawiać w KSeF?
Jak mam przekazywać mu faktury zakupu i sprzedaży?
Jak traktować faktury dla klientów zagranicznych?
Kto w mojej firmie powinien mieć dostęp do KSeF?

Odpowiedzi zapisz. Przydadzą się, gdy po 1 stycznia 2027 r. pojawi się jakakolwiek wątpliwość.

Rozsądny plan

Jeśli jeszcze nie zacząłeś, planuj od końca: do 1 stycznia 2027 r. Certyfikat KSeF przygotuj w listopadzie, testuj w grudniu i zacznij wystawiać na prawdziwie, gdy poczujesz się pewnie. Pierwsza prawdziwa faktura w Fiskorze jest bezpłatna, więc możesz przejść cały proces, zanim cokolwiek zapłacisz.

W razie wątpliwości wyślij księgowemu pytanie i datę. Będzie wiedział, który przepis dotyczy Twojego przypadku.