Строки KSeF 2026–2027 і що вони означають для JDG

KSeF, польська Національна система електронних рахунків-фактур, запускалася поетапно. Якщо ви ведете JDG (індивідуальне підприємство), кілька дат важливі. Цей посібник розташовує дати по порядку. Він пояснює, що кожна дата означає на практиці.

Це загальна інформація, а не податкова порада. Запитайте бухгалтера, яке правило застосовується до вас. Також прочитайте офіційні сторінки ksef.podatki.gov.pl і podatki.gov.pl, бо правила та формулювання можуть змінюватися.

Коротко

• З 1 лютого 2026 року всі платники податків можуть отримувати рахунки-фактури через KSeF і повинні мати таку можливість.
• З 1 лютого 2026 року виписування через KSeF обов’язкове для фірм, чий продаж у 2024 році перевищив 200 мільйонів PLN.
• З 1 квітня 2026 року виписування через KSeF обов’язкове для всіх інших платників податків.
• До 31 грудня 2026 року платники податків, чиї рахунки-фактури становлять разом не більше 10 000 PLN брутто на місяць, можуть виписувати поза KSeF.
• З 1 січня 2027 року діють штрафи за порушення правил KSeF.

Сьогодні початок листопада 2026 року. Головне питання для більшості власників JDG таке: що я маю підготувати до 1 січня 2027 року?

1 лютого 2026: отримання

З цієї дати KSeF доставляє покупцеві рахунки-фактури, виписані через KSeF. Отримання працює для всіх платників податків, будь-якого розміру.

Ось що це означає для вас. Якщо постачальник виписує вам рахунок-фактуру через KSeF, юридичним рахунком-фактурою є рахунок-фактура в KSeF. Вкладення в електронному листі — лише копія для зручності. Регулярно перевіряйте KSeF або використовуйте програму, яка підтягує вхідні рахунки-фактури для вас. Ваш бухгалтер також потребує доступу до цих рахунків-фактур.

1 лютого 2026: найбільші фірми

Першою групою, що виписувала через KSeF, були компанії з продажем понад 200 мільйонів PLN у 2024 році. JDG навряд чи входить до цієї групи. Ця дата все одно важлива, бо багато ваших клієнтів можуть належати до цієї групи. Вони надсилають вам рахунки-фактури через KSeF з цієї дати.

1 квітня 2026: усі інші

З 1 квітня 2026 року виписування рахунків-фактур через KSeF стало обов’язковим для всіх інших платників податків. Це стосується майже кожного JDG, який виписує рахунки-фактури іншим підприємствам.

З цієї дати система переходить від великих компаній до малих. Якщо ви виписуєте рахунок-фактуру польській компанії, ця компанія очікує отримати його в KSeF.

Перехідний період: 10 000 PLN на місяць

Менші підприємці отримали додатковий час. Платник податків, чиї рахунки-фактури становлять разом не більше 10 000 PLN брутто за місяць, може виписувати поза KSeF до 31 грудня 2026 року.

Зверніть увагу на ці пункти:

• Ліміт стосується загальної вартості рахунків-фактур, які ви виписуєте за місяць. Вартість — брутто (вона включає ПДВ).
• Це перехідний період, а не постійне звільнення. Він закінчується 31 грудня 2026 року.
• Офіційні правила пояснюють, як рахувати загальну суму. Вони також пояснюють, що відбувається в місяці, коли ви перевищуєте ліміт. Прочитайте офіційну сторінку або запитайте бухгалтера. Не вгадуйте.
• Якщо ви далеко нижче ліміту, у вас може виникнути спокуса почекати. Подумайте, чи очікування є добрим рішенням. Зрештою вам потрібно налаштувати доступ. Легше зробити це в спокійний місяць, ніж поспіхом.

1 січня 2027: штрафи

Штрафи за порушення правил KSeF починаються 1 січня 2027 року. До цього система працює в м’якшому періоді. Після цієї дати ви можете отримати грошові штрафи. Це стосується випадків, коли ви виписуєте рахунки-фактури неправильно або поза KSeF, коли ви повинні його використовувати.

Закон містить точні правила й розміри штрафів. Що застосовується до вас, залежить від вашої ситуації. Запитайте бухгалтера. На практиці ваш процес має працювати до 2027 року.

Офлайн-режими

KSeF має офлайн-режими. Використовуйте їх, коли не можете зв’язатися із системою або коли система недоступна. В офлайн-режимі ви готуєте рахунок-фактуру. Ви даєте клієнтові версію з кодом, щоб клієнт міг її перевірити. Після цього ви надсилаєте рахунок-фактуру до KSeF.

Ці режими — запобіжний захід. Вони не є звичайним способом роботи. Офіційна документація містить правила для кожного режиму, зокрема як швидко потрібно завантажити. Fiskora наразі не вказує офлайн-виписування серед своїх функцій. Перевірте наші сторінки довідки, перш ніж на це покладатися.

Що це означає для JDG, місяць за місяцем

Зараз до грудня 2026. Якщо ви нижче ліміту 10 000 PLN на місяць, ви ще можете виписувати поза KSeF. Якщо ви вище, ви вже повинні виписувати через KSeF. В обох випадках використайте цей час для підготовки:

1. Створіть сертифікат KSeF (див. наш посібник про сертифікат KSeF).
2. Підключіть свою програму для виписування рахунків-фактур.
3. Спочатку протестуйте в тестовому середовищі KSeF.
4. Домовтеся з бухгалтером, як він бачить ваші рахунки-фактури.

1 січня 2027. Діють штрафи. До цього часу ваш процес має бути звичним: випишіть рахунок-фактуру, надішліть його до KSeF, збережіть UPO і надішліть PDF електронною поштою.

Іноземні клієнти та строки

Багато іноземних клієнтів не є в KSeF. Вони не можуть отримувати там рахунки-фактури. Наведені вище строки стосуються польських правил для польських рахунків-фактур. Обробка конкретного рахунку-фактури іноземному клієнту залежить від випадку. Запитайте бухгалтера. Див. наш посібник про виставлення рахунків-фактур іноземним клієнтам.

Що люди часто розуміють неправильно

• Вони думають, що достатньо PDF електронною поштою. Коли ви повинні використовувати KSeF, справжній рахунок-фактура — це рахунок-фактура в KSeF.
• Вони забувають про вхідні рахунки-фактури. Отримання через KSeF стосується всіх платників податків з 1 лютого 2026 року.
• Вони думають, що правило 10 000 PLN діє вічно. Воно закінчується 31 грудня 2026 року.
• Вони залишають налаштування сертифіката на останній тиждень. Вхід, створення сертифіката й тестування вимагають часу. Це ще більш актуально, якщо спочатку потрібно оформити електронний вхід.

Розумний план

Якщо ви ще не почали, працюйте в зворотному порядку від 1 січня 2027 року. Налаштуйте сертифікат KSeF у листопаді. Тестуйте в грудні. Починайте виписувати справжні рахунки-фактури, коли відчуватимете себе впевнено. Перший справжній рахунок-фактура у Fiskora безкоштовний. Ви можете випробувати весь процес, перш ніж щось платити.

Якщо ви не впевнені, надішліть бухгалтеру питання та дату. Бухгалтер знає, яке правило застосовується до вашого випадку.