KSeF для иностранцев, которые ведут JDG

Если вы ведёте одноличный бизнес в Польше (JDG, или jednoosobowa działalność gospodarcza), вы, вероятно, знаете слово KSeF. Его могли назвать бухгалтер, клиент или участник форума. Это руководство объясняет KSeF простыми словами. Оно объясняет, что такое KSeF, зачем он нужен и что он меняет в вашей повседневной работе.

Это общая информация, а не налоговая консультация. Если порядок зависит от вашей ситуации, спросите бухгалтера.

Что такое KSeF

KSeF означает Krajowy System e-Faktur, Национальная система электронных счетов-фактур. Это центральная система Министерства финансов Польши. До KSeF вы отправляли клиенту PDF по электронной почте и хранили копию. Теперь вы создаёте структурированный счёт-фактуру (файл XML) и отправляете его в KSeF. KSeF проверяет счёт-фактуру и хранит его. Он присваивает счёту-фактуре уникальный номер KSeF.

Структурированный формат называется FA(3). PDF, который вы знаете, теперь только читаемый вид данных. Счёт-фактура — это файл XML, который хранит KSeF.

Когда KSeF принимает ваш счёт-фактуру, он также выдаёт официальное подтверждение получения. Это UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Сохраните его. Оно доказывает, когда вы подали счёт-фактуру.

Зачем он нужен

Налоговый орган хочет видеть счета-фактуры в момент выставления, в стандартном формате. Для государства это упрощает проверки НДС. Для бизнеса это означает меньше ручного ввода данных. Счёт-фактура от поставщика приходит как данные. Вам не нужно перепечатывать его из PDF.

Кто должен его использовать

Коротко: почти каждое предприятие, зарегистрированное как плательщик НДС, должно его использовать. Многие другие предприятия, которые выставляют счета-фактуры другим предприятиям в Польше, тоже должны его использовать. Запуск шёл по этапам:

С 1 февраля 2026 года все налогоплательщики получают счета-фактуры через KSeF.
Выставление счетов-фактур через KSeF стало обязательным с 1 февраля 2026 года для самых крупных фирм. Для всех остальных налогоплательщиков оно стало обязательным с 1 апреля 2026 года.
Для очень малых объёмов действует переходный период. Если сумма ваших счетов-фактур не больше 10 000 PLN брутто в месяц, вы можете выставлять их вне KSeF до 31 декабря 2026 года.
Штрафы за нарушение правил начинаются 1 января 2027 года.

Подробности смотрите в отдельном руководстве о сроках KSeF. Применимо ли к вам правило для малых объёмов, зависит от ваших сумм. Попросите бухгалтера подтвердить.

Почему это касается и иностранцев

KSeF не проверяет ваш паспорт. Он проверяет, зарегистрированы ли вы как предприниматель в Польше. Если вы ведёте JDG и выставляете счета-фактуры польским компаниям, KSeF действует для вас так же, как для гражданина Польши.

С иностранными клиентами иначе. Многие иностранные клиенты не используют KSeF, поэтому не могут получить там счёт-фактуру. На практике вы всё равно отправляете им копию по электронной почте, обычно PDF. Случай определяет, проходит ли счёт-фактура иностранному клиенту через KSeF и как именно. Спросите бухгалтера. Смотрите наше руководство о счетах-фактурах для иностранных клиентов.

Проблема английского языка

Официальные инструменты KSeF и большая часть документации — на польском языке. Многие люди, которые ведут JDG в Польше, плохо знают польский. Бухгалтер может быть единственным человеком, который понимает систему. Fiskora хочет закрыть этот пробел. Это программа для выставления счетов-фактур на английском языке. Она создаёт PDF на польском и английском, чтобы вы и ваш клиент могли прочитать счёт-фактуру.

Как получить доступ

KSeF должен знать, что человек, который отправляет счёт-фактуру, имеет право действовать от имени вашей компании. Сейчас для этого служит сертификат KSeF. Вы создаёте сертификат сами в официальном приложении KSeF для налогоплательщиков (Aplikacja Podatnika KSeF). Вы входите в него одним из этих способов: Profil Zaufany, вход через банк, e-dowód (польское электронное удостоверение личности) или квалифицированная электронная подпись.

Сертификат — это файл и пароль. Вы передаёте файл программе для выставления счетов-фактур. Затем программа отправляет счета-фактуры за вас. Наше отдельное руководство объясняет это в общих чертах. Официальные экраны время от времени меняются. Следуйте тому, что показывает приложение KSeF.

Что меняется в вашей повседневной работе

Если вы используете программу, созданную для KSeF, изменения малы по сравнению с PDF в текстовом редакторе:

Введите клиента, позиции, валюту и даты, как раньше.
Программа создаёт счёт-фактуру FA(3) и отправляет его в KSeF.
KSeF возвращает номер KSeF и UPO.
Отправьте PDF клиенту по электронной почте, потому что большинство клиентов всё ещё ждёт его.
KSeF показывает счета-фактуры, которые выставляют вам поставщики. Программа загружает их для вас и вашего бухгалтера.

Корректировки тоже работают иначе. Вы не изменяете счёт-фактуру, который уже в KSeF. Вы выставляете корректирующий счёт-фактуру, который ссылается на исходный счёт-фактуру.

Ваш бухгалтер

Ваш бухгалтер, вероятно, уже знает KSeF. Бухгалтер может попросить доступ к вашим счетам-фактурам. В хорошей настройке бухгалтер видит и экспортирует выставленные и полученные счета-фактуры. Тогда вам не нужно пересылать файлы. Fiskora включает бесплатный вход только для чтения для вашего бухгалтера, с экспортом.

Место Fiskora

Fiskora — программа для выставления счетов-фактур для индивидуальных предпринимателей в Польше. С Fiskora вы можете выполнять такие задачи:

выставлять счета-фактуры FA(3) и отправлять их в KSeF с UPO;
получать счета-фактуры от поставщиков из KSeF;
отправлять PDF клиентам по электронной почте;
выставлять корректировки;
выставлять счета-фактуры в других валютах с применением курса NBP;
создавать двуязычные PDF на польском и английском;
работать с обратным начислением и услугами для иностранных клиентов;
проверять номера в VIES и в белом списке плательщиков НДС Министерства финансов.

Fiskora не является программой для бухгалтерского учёта и не подаёт налоговые декларации. Для этого вам по-прежнему нужен бухгалтер или отдельный инструмент.

Простой список действий

Спросите бухгалтера, должны ли вы уже сейчас выставлять счета-фактуры в KSeF или можно использовать переходный период 10 000 PLN в месяц до конца 2026 года.
Решите, как вы входите в приложение KSeF (Profil Zaufany, банк, e-dowód или квалифицированная подпись).
Создайте сертификат KSeF. Храните файл и пароль в безопасном месте.
Подключите программу для выставления счетов-фактур и проверьте её.
Скажите бухгалтеру, как он получает доступ к вашим счетам-фактурам.

Начните рано. Первое подключение — самая медленная часть. Дата 1 января 2027 года ближе, чем кажется.