KSeF для іноземців, які ведуть JDG: пояснення

Якщо ви ведете бізнес однієї особи в Польщі (JDG, або jednoosobowa działalność gospodarcza), ви, ймовірно, знаєте слово KSeF. Джерелом можуть бути ваш бухгалтер, клієнт або тема на форумі. Цей посібник пояснює KSeF простими словами. Він пояснює, що таке KSeF, навіщо він існує і що він змінює для вас щодня.

Це загальна інформація, а не податкова порада. Якщо оподаткування залежить від вашої ситуації, запитайте бухгалтера.

Що таке KSeF

KSeF означає Krajowy System e-Faktur, Національна система електронних рахунків-фактур. Це центральна система Міністерства фінансів Польщі. До KSeF ви надсилали PDF клієнтові електронною поштою й зберігали копію. Тепер ви створюєте структурований рахунок-фактуру (файл XML) і надсилаєте його до KSeF. KSeF перевіряє рахунок-фактуру й зберігає його. Він присвоює рахунку-фактурі унікальний номер KSeF.

Структурований формат — FA(3). PDF, який ви знаєте, тепер є лише читабельним поданням даних. Рахунок-фактура — це файл XML, який зберігає KSeF.

Коли KSeF приймає ваш рахунок-фактуру, він також видає вам офіційне підтвердження отримання. Це UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Зберігайте його. Воно доводить, коли ви подали рахунок-фактуру.

Навіщо він існує

Податкова служба хоче бачити рахунки-фактури в момент їх виписування в стандартному форматі. Для держави це спрощує перевірки ПДВ. Для бізнесу це означає менше ручного введення даних. Вхідний рахунок-фактура надходить як дані. Ви не передруковуєте його з PDF.

Хто повинен його використовувати

Коротко, майже кожне підприємство, зареєстроване як платник ПДВ, повинне його використовувати. Багато інших підприємств, які виписують рахунки-фактури іншим підприємствам у Польщі, також повинні його використовувати. Запуск був поетапним:

З 1 лютого 2026 року всі платники податків отримують рахунки-фактури через KSeF.
Виписування рахунків-фактур через KSeF стало обов’язковим з 1 лютого 2026 року для найбільших фірм. Воно стало обов’язковим з 1 квітня 2026 року для всіх інших платників податків.
Для дуже малих обсягів діє перехідний період. Якщо ваші рахунки-фактури становлять разом не більше 10 000 PLN брутто за місяць, ви можете виписувати поза KSeF до 31 грудня 2026 року.
Штрафи за порушення правил починаються 1 січня 2027 року.

Деталі дивіться в окремому посібнику про строки KSeF. Ваші цифри визначають, чи застосовується до вас правило малих обсягів. Попросіть бухгалтера підтвердити.

Чому іноземців це також стосується

KSeF не перевіряє ваш паспорт. Він перевіряє, чи ви є підприємцем, зареєстрованим у Польщі. Якщо ви ведете JDG і виписуєте рахунки-фактури польським компаніям, KSeF стосується вас так само, як громадянина Польщі.

Іноземні клієнти — інша справа. Багато іноземних клієнтів не користуються KSeF, тому не можуть отримати там рахунок-фактуру. На практиці ви все одно надсилаєте їм копію електронною поштою, зазвичай PDF. Випадок визначає, чи і як рахунок-фактура іноземному клієнту проходить через KSeF. Запитайте бухгалтера. Див. наш посібник про виставлення рахунків-фактур іноземним клієнтам.

Проблема англійської мови

Офіційні інструменти KSeF і більшість документації польською мовою. Багато людей, які ведуть JDG у Польщі, погано знають польську. Їхній бухгалтер може бути єдиною особою, яка розуміє систему. Fiskora прагне заповнити цю прогалину. Це програма для виписування рахунків-фактур англійською. Вона створює PDF польською та англійською, щоб ви й ваш клієнт могли прочитати рахунок-фактуру.

Як отримати доступ

KSeF повинен знати, що особа, яка надсилає рахунок-фактуру, має право діяти від імені вашої компанії. Поточний метод використовує сертифікат KSeF. Ви створюєте сертифікат самостійно в офіційному застосунку KSeF для платників податків (Aplikacja Podatnika KSeF). Ви входите в нього одним із цих способів: Profil Zaufany, вхід через банк, e-dowód (польське електронне посвідчення особи) або кваліфікований електронний підпис.

Сертифікат — це файл плюс пароль. Ви передаєте файл своїй програмі для виписування рахунків-фактур. Тоді програма надсилає рахунки-фактури для вас. Наш окремий посібник пояснює це в загальних рисах. Офіційні екрани час від часу змінюються. Виконуйте те, що показує застосунок KSeF.

Що змінюється у вашій щоденній роботі

Якщо ви використовуєте програму, створену для KSeF, зміни невеликі порівняно з PDF у текстовому редакторі:

Вводьте клієнта, позиції, валюту й дати, як і раніше.
Програма створює рахунок-фактуру FA(3) і надсилає його до KSeF.
KSeF повертає номер KSeF і UPO.
Надішліть PDF клієнтові електронною поштою, бо більшість клієнтів усе ще його очікують.
KSeF показує рахунки-фактури, які ваші постачальники виписують вам. Програма підтягує їх для вас і вашого бухгалтера.

Коригування також працюють інакше. Ви не редагуєте рахунок-фактуру, який уже в KSeF. Ви виписуєте коригувальний рахунок-фактуру, який посилається на вихідний рахунок-фактуру.

Ваш бухгалтер

Ваш бухгалтер, ймовірно, уже знає KSeF. Бухгалтер може попросити доступ до ваших рахунків-фактур. Добре налаштування дозволяє бухгалтеру бачити й експортувати виписані та отримані рахунки-фактури. Тоді вам не потрібно пересилати файли. Fiskora має безкоштовний вхід лише для читання для вашого бухгалтера, з експортом.

Де Fiskora допомагає

Fiskora — це програма для виписування рахунків-фактур для індивідуальних підприємців у Польщі. З Fiskora ви можете виконувати такі завдання:

виписувати рахунки-фактури FA(3) і надсилати їх до KSeF з UPO;
отримувати вхідні рахунки-фактури з KSeF;
надсилати PDF клієнтам електронною поштою;
виписувати коригування;
виписувати рахунки-фактури в інших валютах із застосуванням курсу NBP;
створювати двомовні PDF польською та англійською;
працювати зі зворотним нарахуванням і послугами іноземним клієнтам;
шукати у VIES і в білому списку платників ПДВ MF.

Fiskora не є програмою для бухгалтерського обліку й не подає податкові декларації. Для цього вам усе ще потрібні бухгалтер або окремий інструмент.

Простий контрольний список

Запитайте бухгалтера, чи ви повинні вже зараз виписувати рахунки-фактури в KSeF, чи можете використовувати перехідний період 10 000 PLN на місяць до кінця 2026 року.
Вирішіть, як ви входите в застосунок KSeF (Profil Zaufany, банк, e-dowód або кваліфікований підпис).
Створіть сертифікат KSeF. Безпечно збережіть файл і пароль.
Підключіть свою програму для виписування рахунків-фактур і протестуйте її.
Повідомте бухгалтеру, як він отримує доступ до ваших рахунків-фактур.

Починайте рано. Перше підключення — найповільніша частина. Дата 1 січня 2027 року ближча, ніж здається.